Nội dung bài học

Chào mừng bạn đến với bài học “Sử dụng công cụ AI:  NotebookLM để phân tích nguồn thông tin hỗ trợ lãnh đạo tạo ra quyết định”, dành cho  lãnh đạo các phòng, ban, trung tâm thuộc
Phường, Xã

Bài học này hướng dẫn bạn dùng AI để chắt lọc, tổng hợp chính xác các quan điểm chỉ đạo từ các bài phát biểu, nghị quyết dài hạn. Giúp công tác tham mưu nhanh chóng, chính xác và chuẩn mực. 

Nào! Mời bạn bắt đầu bài học.

Hãy cùng xem một tình huống thực tế. Anh Minh là Phó Chủ tịch UBND phường, phụ trách chuyển đổi số. Sáng nay, anh nhận yêu cầu gấp: phải tóm tắt các định hướng chiến lược từ một bài phát biểu dài hơn 30 phút để đưa vào dự thảo Kế hoạch hành động của phường. Thời gian gấp, nội dung dài, nhiều lớp ý. Nếu xử lý không kịp hoặc không chính xác, việc tham mưu sẽ thiếu trọng tâm và khó triển khai. Trong bối cảnh đó, anh Minh cần một cách xử lý nhanh, chính xác và có thể dùng ngay cho công tác tham mưu. Vì vậy, anh Minh sử dụng NotebookLM để phân tích nhanh nguồn thông tin và rút ra các nội dung phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành.

Thời gian gấp, nội dung dài, nhiều lớp ý. Nếu xử lý không kịp hoặc không chính xác, việc tham mưu sẽ thiếu trọng tâm và khó triển khai. 

Trong bối cảnh đó, anh Minh cần một cách xử lý nhanh, chính xác và có thể dùng ngay cho công tác tham mưu. Vì vậy, anh Minh sử dụng NotebookLM để phân tích nhanh nguồn thông tin và rút ra các nội dung phục vụ cho việc chỉ đạo, điều hành.

Để sử dụng NotebookLM phân tích một video và tạo báo cáo phục vụ lãnh đạo, bạn thực hiện theo 4 bước đơn giản như sau:

1:…Mở NotebookLM & tải nguồn nội dung
2:…Nhập câu lệnh yêu cầu tóm tắt 
3:…Xem & điều chỉnh kết quả
4: …Kiểm tra & Sử dụng 

Bây giờ, mời bạn theo dõi Bước 1:…Mở NotebookLM & tải nguồn nội dung

Đầu tiên, Đức Minh mở trình duyệt trên máy tính và truy cập vào website NotebookLM.

Tại giao diện chính, chọn tạo một notebook mới.

Trong notebook, anh chọn chức năng thêm nguồn thông tin.

NotebookLM cho phép tải lên nhiều dạng nguồn khác nhau như: tài liệu PDF, file Google Docs, hoặc đường link YouTube công khai.

Trong bài này, Đức Minh đã dán đường link video YouTube được cung cấp vào ô thêm nguồn.

Sau khi dán link, hệ thống sẽ tự động xử lý và đưa nội dung video vào notebook.

Đức Minh kiểm tra: video đã hiển thị trong notebook và đảm bảo đã tích ở khung box nguồn bên trái

BƯỚC 2 – Nhập câu lệnh yêu cầu NotebookLM tóm tắt

Ở bước này, mục tiêu không phải chỉ là tóm tắt nội dung, mà là tạo ra một bản báo cáo phục vụ lãnh đạo đọc nhanh và ra quyết định.

Để có được một bản báo cáo tối ưu, bạn nên chuẩn bị trước một câu lệnh đầy đủ, rõ mục đích như sau:

“Hãy tóm tắt các định hướng chiến lược cốt lõi từ video này dưới dạng Infographic để đưa vào dự thảo Kế hoạch hành động của phường.”

Sau khi đã thêm nguồn, Minh chuyển sang khu vực Studio.

Tại đây, anh chọn chức năng tạo bản đồ họa thông tin (hoặc infographic). Anh bấm vào mũi tên chức năng để box tùy chỉnh hiện ra. Anh có thể chọn ngôn ngữ đầu ra, khổ trang, phong cách và độ dài đoạn văn của bản thông tin

Tiếp theo, tại ô nhập yêu cầu, anh tiếp tục nhập câu lệnh đã chuẩn bị trước

Sau khi nhập xong, anh bấm tạo báo cáo ở góc phải bên dưới khung và chờ hệ thống xử lý.

Kết quả mà NotebookLM đưa ra sẽ xuất hiện ở góc phải bên dưới màn hình

Ở bước tiếp theo, Minh sẽ rà soát và tiến hành điều chỉnh kết quả

BƯỚC 3 – Xem và điều chỉnh kết quả

Sau khi bản thông tin được đưa ra, Đức Minh xem và đọc nhanh để rà soát nội dung

Anh đã kiểm tra 3 điểm:

– nội dung đã đúng trọng tâm chưa,
– các ý đã sát với cấp phường chưa,
– và phần đề xuất có thể triển khai được hay chưa.

Ở đây, anh muốn chỉnh sửa bản kết quả mà notebookLM đã đưa ra. Anh đã tải kết quả về dưới dạng PDF tại nút tải xuống xuất hiện ở góc phải phía trên kết quả

Sau đó anh đẩy lại lên nguồn của notebookLM và chỉ tích vào phần bạn vừa đẩy lên

Với bản thông tin vừa tải lên, anh có thể yêu cầu chỉnh sửa ở khung chat giữa màn hình hoặc có thể yêu cầu làm thêm bản infographic mới dựa trên kết quả đó. Để có tđược thông tin vừa thu hút, chính xác hơn, anh đã tạo thêm infographic với câu lệnh mới như sau: 

”Dựa trên các định hướng vừa trích xuất, hãy tái cấu trúc và thiết kế một bản Infographic mới chuyên sâu hơn. Yêu cầu trình bày dưới dạng danh sách điểm tin (bullet points) súc tích để đưa trực tiếp vào dự thảo Kế hoạch hành động của Phường.”

Sau khi điều chỉnh, Đức Minh mở kết quả và xem lại một lần nữa để đảm bảo đầy đủ các thông tin

BƯỚC 4 – Kiểm tra và sử dụng

Cuối cùng, trước khi sử dụng, Đức Minh kiểm tra lại một lần nữa.

Sau khi kiểm tra xong, anh có thể:

Tải nội dung về hoàn thiện báo cáo tham mưu

Vậy là chỉ trong vòng 10 -15′, Đức Minh đã hoàn thành được một bản infographic ngắn gọn, chính xác, đầy đủ và có thể đưa vào dự thảo Kế hoạch hành động của Phường.

Còn bây giờ, xin mời bạn tiếp tục với một bài thực hành nhỏ nhé

Bài tập thực hành :”Tóm tắt các định hướng chiến lược từ một bài phát biểu dài hơn 30 phút bất kì trên youtube để đưa vào dự thảo Kế hoạch hành động của phường”

Bạn cần thực hiện đầy đủ 4 bước theo đúng thứ tự mà Đức Minh đã thực hiện như tình huống công việc trên

Bước 1:
Mở NotebookLM và đưa video YouTube vào làm nguồn phân tích.

Bước 2:
Tạo infographic tóm tắt bằng câu lệnh đã được hướng dẫn.

Bước 3:
Rà soát và điều chỉnh nội dung để phù hợp với cấp phường.

Bước 4:
Kiểm tra lại và hoàn thiện nội dung để sử dụng trong công việc.